Artigo: Eficiência e Eficácia na Implementação de Projeto

De modo geral podemos afirmar que todo nosso tempo e energia têm apenas três destinos diferentes: Solução de Crise, Atividade de Rotina e Execução de Projeto.

Das três alternativas, a solução de crise é, com certeza, a mais ingrata. Devemos compreender que, ao contrário do que pensa a maioria, não há caracterização de ganho ou recompensa na solução de uma crise. As crises, sobretudo as mais graves, devem ser solucionadas o quanto antes possível. Porem, quando encontramos a solução de uma crise apenas interrompemos a dinâmica da perda e do prejuízo. Não há um ganho real. Não há lucro. E o que é pior, muitas vezes, a solução de uma crise é apenas uma ilusão momentânea.

Entre a solução de crise e projeto existem as demandas de rotina. Atualizar o estoque, fazer um “check up” e pagar as contas são exemplos de atividades de rotina. As rotinas mantêm o “status quo”. São sistemáticas, repetitivas e previsíveis. São necessárias e indispensáveis, mas, muitas vezes, remetem à atividades enfadonhas. Não é surpresa quando percebemos que boa parte das nossas crises tem origem em desagradáveis atividades de rotina que foram postergadas.

Finalmente temos os projetos. Encontramos projetos em empresas privadas e na administração pública, como a abertura de uma nova filial e a construção de uma ponte. Por outro lado, uma criança construindo um dinossauro com peças de encaixar ou jovens recém-casados pintando o quarto do bebe, também estão engajados em projetos. Todo tempo investido em projeto é um tempo bem empregado. Projetos são necessários. Uma empresa não sobrevive sem projetos. Ninguém merece viver uma vida preenchida apenas com crises e rotinas. Vivemos através de nossos propósitos, contribuições e realizações. Vivemos através de projetos!

Concluindo o que foi exposto, até aqui, podemos afirmar que os profissionais de modo geral e os gestores e especialistas das organizações, em particular, precisam que seus projetos sejam implementados com eficiência e eficácia. 

 Existe, conforme nos diz Peter Drucker (1), uma confusão entre eficácia e eficiência, entre fazer as coisas certas e fazer as coisas de maneira certa.  Sobre eficiência e  eficácia, no item 5.2 da Norma ISO 10015, consta o seguinte:

Eficiente e Eficaz (2)

“Se os procedimentos forem seguidos e os requisitos especificados forem alcançados, então os registros das competências devem ser atualizados para refletir essa qualificação adicional”.

Ineficiente e Eficaz (2)    

“Se os procedimentos não forem seguidos mas os requisitos especificados fo­rem alcançados, então convém que os procedimentos sejam revistos e os registros das competências atualizados para refletir essa qualificação adicional.”

Eficiente e Ineficaz (2) 

“Se os procedimentos forem seguidos mas os requisitos não forem alcança­dos, então serão necessárias ações corretivas para melhoria do processo de treinamento ou desenvolver uma solução alternativa ao treinamento.”

 

Para entender melhor a importância dos  projetos, nada melhor do que a matriz de Priorização PRC – um instrumento utilizado para definir o perfil do profissional com relação à sua dedicação aos Projetos, Rotinas e Crises.

PROJETO

• Projeto tem tempo de sobra para ser concluído.

• É contínuo, dividido em etapas e exige planejamento. Tem começo, meio e fim.

• As entregas são únicas e compensadoras.

Como agir:

• Defina objetivos específicos e mensuráveis.

• Defina, com a máxima precisão, o tempo necessário para o desenvolvimento do projeto.

• Um projeto é concluído passo a passo. Portanto, não adie o primeiro passo.

• Exercite sua disciplina e perseverança.

 

ROTINA

• Atividade de rotina tem tempo certo para ser realizada.

• Atividade de rotina remete à segurança e à sobrevivência.

• Normalmente é pontual, previsível, repetitiva e sistêmica.

• Pode ser concluída rapidamente.

 

Como agir:

• Evite adiar e, principalmente, acumular tarefas de rotina.

• Agrupe tarefas repetitivas, tais como: responder emails e pagar contas.

• Simplifique. Desenvolva processos rápidos e eficientes.

  

 

CRISE

• Crise tem pouco tempo para ser solucionada.

• Remete a acidente, imprevisto, retrabalho e, sobretudo, adiamento.

• Necessariamente, a simples solução de uma crise não significa resultado.

• A solução normalmente é mais onerosa e o resultado aquém do desejado.

 

Como agir:

• Não se deixe seduzir pela adrenalina gerada por uma crise ou emergência.

• Lembre-se que muitos problemas podem e devem ser evitados.

• O tempo exigido para solucionar uma crise pode ser melhor empregado.

 

Implementar um projeto com sucesso é difícil.  Mas, agora, com a Norma ISO 2I500, ficou mais fácil. Mas ainda é preciso desenvolver grande esforço, para entender as diretrizes dadas pela norma.  É preciso, como dizem os consultores, ler a norma pelo menos sete vezes, para “começar a entendê-la” rs rss. Isso mesmo! Se você pretende elaborar projetos e implementá-los com eficiência e eficácia, adquira a norma e procure lê-la e, principalmente, estudá-la.

A Norma pode ser adquirida na ABNT, através dos seguintes endereços: www.abnt.org.br;  abnt@abnt.org.br  atendimento.rj@abnt.org.br;  atendimento.bh@abnt.org.br  atendimento.rs@abnt.org.br;  atendimento.sp@abnt.org.br  atendimento.ba@abnt.org.br;  atendimento.df@abnt.org.br atendimento.pr@abnt.org.br

Para seu melhor aproveitamento, após a leitura da norma, leia também o livro – Em Busca da Eficiência e da Eficácia na Implementação de Projetos – Norma ABNT NBR ISO 21500:2012 (3).

 

 

Sergio Guimarães                                                                         Sebastião Guimarães

Diretor da Academia do Tempo                                                Diretor da T&G Treinamento

www.academiadotempo.com.br                                                www.tgtreinamento.com.br                                                            

 

___________________________________________________________________________________________________

1. DRUKER, Peter F.  O Gerente Eficaz – Livros Técnicos e Científicos Editora , Rio de Janeiro.

2. Excertos do item 5.2 da Norma ISO 10015:2001.

3. O livro – Em Busca da Eficiência e da Eficácia na Implementação de Projetos, pode ser adquirido na livraria virtual –  http://mixcultural.com.br  ou na  Editora Nelpa – www.nelpa.com.br   – Fones: (11) 5549.8254.

 

Deixe uma resposta