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22.11.08
Contra o tempo
(Rodrigo March)

Apenas 20% dos profissionais conseguem administrar bem sua rotina, diz enquête

A tarefa mais difícil na rotina do empresário gaúcho Alessandro da Costa, sócio-diretor da CCM Eventos, é, sem sombra de dúvida, administrar o tempo. E ele não está sozinho. O portal Administradores.com.br acaba de fazer uma enquete com 2.002 profissionais, e somente 20% responderam que conseguem gerenciar o seu dia-a-dia do jeito que gostariam.

— É complicado porque envolve três situações críticas: definir prioridades, dizer não (para os assuntos que ficam de fora) e aceitar limites (em algum momento teremos de parar) — diz Costa.

— Apesar de toda a parafernália tecnológica para aumentar a produtividade, a sensação de que o tempo encolheu é compartilhada pela maioria das pessoas. Com a tecnologia, somos bombardeados por um excesso de informações, o que acaba criando uma falsa impressão de urgência para determinadas demandas — pondera Leandro Vieira, administrador do site.

O fato é que administrar bem o tempo requer planejamento e virou um desafio para executivos, diante de rotinas cada vez mais corridas — por conta não só da tecnologia como do fato de as organizações estarem, a cada dia, mais enxutas. Uma das principais queixas dos profissionais para a falta de tempo são as longas e inúmeras reuniões.

Um levantamento da consultoria Proudfoot Consulting mostra que eles gastam 65% do seu dia com isso. No entanto, somente 12% dos encontros terminam com uma definição clara sobre os próximos passos, o que alimenta a idéia de perda de tempo. Em quase 50% dos casos, os participantes não seguem a agenda preestabelecida para a ocasião. Sendo assim, as pessoas vão criando métodos de organização.

O engenheiro agrônomo Miguel Cavalcanti, sócio de uma consultoria de agronegócios, por exemplo, tirou as segundas-feiras para organizar a agenda da semana e, para isso, procura não se sobrecarregar nesse dia. Ele também não perde mais tempo com MSN.

Já Roger Sabbag, diretor da Via Mia, grife de acessórios e calçados femininos, verifica as prioridades semanais às sextas-feiras. Nessa atividade, entretanto, conta com a ajuda de Cindy Rocumback, analista de RH, que também exerce a função de assistente. Ele responde boa parte das centenas de e-mails de manhã cedo, antes de ir para o escritório. Na noite anterior, terá checado o trabalho a fazer no dia seguinte.

Marcelo Botelho, diretor da Véus Technology, por sua vez, diz que sempre realiza reuniões. Só que, que usa recursos como SMS para obter, rapidamente, respostas de funcionários que estejam fora da empresa. E, com cada vez menos disponibilidade para cuidar de tarefas da vida particular, os executivos acabam delegando essas atividades a terceiros.

Há cinco anos, a professora Heloisa Sundfeld percebeu esse nicho em seu círculo de amizades e resolveu abrir a Help Personal Assistant:

— Nossos principais clientes são pessoas que, por força do trabalho, não têm tempo para executar tarefas de sua vida pessoal, como preparar festinhas, organizar biblioteca, treinar empregados da casa etc. A cada ano a procura por esse serviço cresce 30%.

Segundo o consultor Christian Barbosa, autor do livro “A tríade do tempo”, o problema atual teve início com o advento da internet: — Os profissionais não foram treinados adequadamente para organizar suas prioridades com tantas tecnologias e mudanças estruturais nas corporações. Em 80% dos casos, as pessoas administram mal a sua rotina. O brasileiro gasta muita energia com falsas urgências e apenas 30% do tempo com coisas realmente importantes. Um dos grandes vilões desse processo são os e-mails. Alessandro da Costa se considera uma pessoa equilibrada, mas confessa que gerenciar a sua caixa postal ainda é um grande desafio. O que tem feito?

— Tento hierarquizar e responder as mensagens em até dois dias. Sabbag, da Via Mia, lê seus e-mails no café da manhã. No resto do dia, conta com o auxílio da assistente, que filtra e responde os mais importantes. E ajuda a organizar sua agenda.

Sergio Guimarães, consultor da Academia do Tempo, conta que, na IBM, um executivo sênior criou um movimento chamado “slow e-mail”, para que os funcionários só chequem mensagens duas vezes por dia.

Ele acha que o verdadeiro problema a ser combatido é a ansiedade: — Atualmente, todo mundo acha que tem que fazer as coisas correndo, processar dezenas de informações e realizar centenas de tarefas num único dia. As pessoas querem viver na velocidade da banda larga.

Saber administrar o tempo profissional não é só questão de produtividade. É um desafio que também interfere na qualidade de vida. Pesquisa do Observatório de Riscos Psicossociais da União Geral dos Trabalhadores revela que o estresse é um mal comum: 73% dos profissionais sofrem com a demanda de trabalho e 75% têm problemas de saúde por causa disso.

— As pessoas precisam desacelerar e encontrar um ponto de equilíbrio entre produtividade e qualidade de vida. A edição européia da Business Week publicou uma pesquisa que mostra que os franceses, embora trabalhem menos, são mais produtivos que americanos e ingleses. Mas não é fácil conseguir isso — ressalta Sergio Guimarães, da Academia do Tempo.

Administrador prefere não ter internet em casa

Segundo especialistas, as empresas ainda não perceberam que o mau uso do tempo é um problema que precisa ser administrado internamente, para aumentar a sensação de bem-estar e, conseqüentemente, a qualidade do trabalho.

— As organizações não atentaram para o fato de que é muito melhor investir em programas de gestão do tempo, realinhar processos internos e realizar apenas reuniões produtivas do que fornecer aparelhos do tipo BlackBerry e laptops, que só acabam estendendo o trabalho à vida pessoal — sustenta Leandro Vieira, do site administradores.com.br. Vieira, por exemplo, resolveu não ter acesso à Internet em casa, pois já navega o dia inteiro no escritório:

— Há alguns anos, era viciado em internet. Passava noites na rede. Isso é totalmente contraproducente. Prejudica não apenas o trabalho, mas também relações familiares e saúde. Hoje, dedico mais tempo ao lazer e à convivência com a família. E com uma gestão mais eficiente, este ano consegui tirar um mês e meio de férias, sem prejuízo profissional.

Para o consultor Christian Barbosa, cedo ou tarde as empresas vão adotar programas desse tipo, já que o problema afeta a produtividade:

— O equilíbrio é fundamental para que a pessoa produza bons resultados. O empresário Alessandro da Costa acha que conseguiu esse feito após estabelecer um método de planejamento diário e delegar mais atividades secundárias. Sua única dificuldade ainda é administrar os e-mails:

— Acordo às 6h30m e faço atividades físicas até 8h. Às 8h45m, vou para o trabalho. Às 13h, almoço em casa e volto ao escritório às 14h, onde fico até 20h ou 21h. Antes de dormir, ainda brinco com meu filho. Para se sentir realizado, o engenheiro agrônomo Miguel Cavalcanti procura não deixar de fazer o que gosta. Mas admite que é grande a correria em viagens, palestras e visitas que têm de fazer a clientes: — Gosto muito de ler e uso cada vez mais audiolivros, pois viajo muito de carro. Melhor do que ouvir música. Mesmo considerando que hoje lido melhor com o tempo, ainda tenho a sensação de que sempre é possível fazer mais. Não em quantidade, mas em qualidade.

(fonte: Jornal O Globo_Caderno Boa Chance_16/12/08 )


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